ザリガニ日記

外資系の製薬企業で働く会社員Ranのブログです。主に英語の勉強法について書いていこうと思っています。時々雑多なことも書いてみようかな。

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返事をもらうための英文メールの書き方

こんにちは、Ranです。

今日は私が参考にしている英文メールの本について書いてみたいと思います。

 

私が働く会社では、アメリカやヨーロッパの各地に同僚がいます。同じプロジェクトで海外の同僚と働くときには、日常的にメールのやりとりをしています。

皆さんは、メールを送信した後、相手からの返事が来ず、「自分の書き方が悪かったのかな?」、「気分を害して無視されてしまったんじゃないかな?」、「意図を伝えられなかったのかな?」と、いろんな不安がよぎることはありませんか?なかなか自分の思いをメールで伝えきれないと思うことはありませんか?

 

私はそんな経験がたくさんあります(泣)

期待する内容の回答をもらえなかったり、そもそも返事をもらえなかったり、日本側のタイムラインの切迫感を理解してもらえなったり…。

ただでさえ、海外とは時差という大きな壁があります。イギリスであれば8~9時間、アメリカであれば13~14時間、日本より遅れています。日本時間の前日夕方にメールを出して、その翌朝メールが届いていなかったときのがっかり感と言ったら...。あわてて朝9時に再度メールを送ったとしても、現地は夜~深夜で速やかな返事は期待できるわけもなく...。結果、仕事の持ち時間を丸々1日つぶしてしまうことも…。お恥ずかしい限りです。

このようなときの解決策として私を助けてくれた書籍を、以下に紹介してみようと思います。 

 

 「どうかお願いします」から「絶対にやれ!」まで

相手を「必ず動かす」英文メールの書き方  ポール・ビソネット (著)

 

本書のコンセプトは、「戦略別の英文メール・データベース」というものです。

  • 自分が必要なことを要求する際の英語表現
  • 自分の感情を効果的に表現するための英語表現

を踏まえ、「相手が無視できないような構成のメール」を書くための「戦略」を様々な角度から紹介しています。

 

本書では、依頼メールを書く上で、まず12の戦略が提示されます。例えば、

  • 仲間意識を持たせる
  • 説得する
  • 締め切りを設定する
  • プレッシャーをかける

などです。これらの戦略について、表現の強さの違い(ソフトな表現からハードな表現)に基づき、さらに更に12の依頼パターンを提示します。すなわち、(12種類の戦略)×(12種類の異なった表現)で計144種類の依頼パターンが紹介されます。

ソフトな表現を使うべきか、ハードな表現を使うべきかは、相手とのパワーバランスによって決定していきます。パワーバランスを決める要素の例として、お互いの立場、人間関係、依頼の内容、依頼の難易度・緊急性などが挙げられます。

 例えば、「レポートが欲しい」という旨の例文をハードからソフトの順に挙げてみます。

  • ”Send the report by Friday.”
  • ”Please send the report by Friday.”
  • "Could you send the report to me by Friday?"
  • ”It would be great if you could send the report to me by Friday.”
  • ”I wonder if it would be possuble for you to send it by Friday.”

直接的な命令文とするのか、疑問形にすることで相手にNoと言える余地を残すのか、などの要素をニュアンスとともに学ぶことができます。

 

「ソフトなメール」vs「ハードなメール」の応用例30編

本書では、上記の144のアプローチが紹介された後、更に30の状況を想定したシナリオが紹介されます。そのシナリオに対して、ソフトなメールならばどう書くか、ハードなメールならばどう書くか、が対比的に紹介されています。 

立場を変えながら、ロールプレイ的に30の演習を行うことで、ソフトな言い方をする時のポイント、ハードなときのポイントを押さえていくことができると思います。それぞれのニュアンスの違いを感じてみてください。

 

まとめ

同じ内容を伝えたい場合でも、メールの言葉ひとつでそのニュアンスは大きく変わりますし、その結果、相手の反応も変わってきます。これは日本語でも同じことだと思います。しかしながら、私たち日本語話者にとって、英語のさじ加減を理解することは本当に難しいです。12の戦略に基づいて、144のアプローチ法を学ぶことで、自分と相手のパワーバランス、交渉の内容に応じた適切なメールコミュニケーションが取れるようになると思います。

私もこの本を読んで以降、海外にメールを出すときには、

  • 相手との人間関係(既に知り合いか、初めてのメールか)
  • 相手の立場(同じプロジェクトチームの人間か、階層がいくつも上の人間か)
  • 依頼の内容(既にある資料を入手したいのか、数日単位で相手の業務を発生させてしまう内容なのか)
  • 依頼の緊急性(1日を争うのか、2週間の持ち時間があるのか)
  • 依頼が達成できなかった時のインパクト(自分で代行すれば済むレベルのものなのか、プロジェクトの意思決定ができなくなるレベルのものなのか)

などを気にしながら、適切な戦略に基づいてメールをとるようにしています。本書を一通り勉強して、そのエッセンスを反映させてメールを出し始めた頃、返信の率やそのスピードが大きく改善し、とても驚いた記憶があります。

終わりに

私のケースですと、基本的に私が下の立場であることが多いので、命令的にメールを書くことはほぼありません。あまりにも返事がなくて督促的な内容のメールを出すことくらいです。ですから依頼型のメールを作成することが多いです。海外の同僚達も基本的には気さくに接してくれていると思います。(たまーに気むずかしい人がいたり、忙しすぎて連絡が付かない人もいますが...)

海外にステークホルダーを持つ人にとって、メールでのやりとりを円滑に行える人はそれだけで有利ですよね。自分の成果にもつなげていけると思います。

 

私は自己流にこだわらず、使えるものは使って、拝借できるものは拝借して、その技術を磨いていきたいと思っています。本書で紹介されているようなアプローチで海外とのコミュニケーションを繰り返していくうち、その表現が自分の手になじんできて、いつのまにか自分の型となって使えるようになってくると思っています。

 

日本人が英語を使うんだから、伝わればいい。業務がうまく進めばすすめばそれでいい。という意見もあります。それも一理あります。それで、せっかくであればお互い気持ち良く仕事をしたいですし、良い人間関係を構築していきたいですよね。


大事なあなたのメッセージを、正しい内容で、正しい気持ちで届けるために、ぜひ参考にしてみて下さい。

 

(おまけ)

なんと、今日(2017年3月28日)この本をAmazonで調べてみたら、Kindle Unlimitedの対象となっていました!Kindle Unlimitedが利用可能な方はぜひチェックしてみてください。

 

それでは、また。